Pierwsze kroki w prowadzeniu własnego biznesu związane są z wątpliwościami i szukaniem najlepszych rozwiązań. To czas, w którym najłatwiej o błędy. Decyzje podejmowane są zbyt pochopnie, intuicyjnie, często pod wpływem emocji. Dlatego warto analizować i uczyć się na błędach innych – szczególnie jeśli chodzi o zarządzanie finansami.
Miało być tak pięknie, a wyszło jak zawsze – czy czasem odnosisz takie wrażenie? Nie szukaj winy w otoczeniu, a w pierwszej kolejności zweryfikuj, czy to Ty nie popełniasz błędów. Stosując się do poniższych zasad, ograniczasz ryzyko tarapatów finansowych. Co więcej, sprawisz, że sytuacja finansowa Twojej firmy będzie stabilna – to bardzo ważne, szczególnie w tych niepewnych czasach.
Wystarczy zaobserwować, co dzieje się w czasie pandemii z niektórymi przedsiębiorcami. – „Nie ma z czego zapłacić pracownikom, nie mam na czynsz, wkrótce zamykam biznes” – ile razy można było w ostatnim czasie usłyszeć takie komentarze. Fakt, zbyt długi okres trwających obostrzeń ma ogromny wpływ i odciął wiele firm od źródła dochodów. Frustracja w tym przypadku jest uzasadniona. Ale takie głosy było słychać już miesiąc po wprowadzeniu lockdownu. To może oznaczać, że przedsiębiorcy nie przygotowali się na ryzyko związane ze zmianą otoczenia, która ma bezpośredni wpływ na dochody firmy. Mogli temu zapobiec. Jak?
1. Brak poduszki finansowej
O tym, jak ważne jest posiadanie poduszki finansowej wydawałoby się, że nie trzeba nikogo uświadamiać. Jednak okazuje się, że tak nie jest. Właśnie brak zaplecza finansowego był przyczyną upadku wielu mniejszych przedsiębiorstw. Dlatego nie należy całego zysku przeznaczać na inwestycje czy swoją wypłatę. Warto określić jakiś poziom (w zależności od relacji dochodów i zobowiązań) i każdego miesiąca powiększać swoją poduszkę finansową. Może to być, np. 10% wypracowanego zysku z każdego miesiąca.
2. Przeszacowana wysokość zobowiązań
Niektórzy przedsiębiorcy zachłyśnięci pierwszym sukcesem, podejmują pochopne decyzje, które mają swoje konsekwencje w przyszłości. Zaciągają zobowiązania, gdy ich sytuacja jest dobra, ale nie biorą pod uwagę, że może się ona szybko zmienić. Później nie są w stanie terminowo spłacać swoich zobowiązań, co ma poważne skutki.
Przykładem może być decyzja o wzięciu samochodu w leasing. Nie ma w tym nic złego, o ile mądrze szacuje się swoje możliwości, co do przyszłych spłat rat leasingowych. Czasem lepiej zadłużyć się na dłuższy okres (i w razie dobrej sytuacji, spłacić zobowiązanie wcześniej), niż mieć problem z terminową spłatą.
3. Nieuzasadnione wydatki
Podobnie jak we wcześniej opisywanym przypadku – przeszacowanie wysokości zobowiązań – nie warto trwonić pieniędzy na zbędne wydatki. Przykładem może być zakup ekspresu do kawy za 5000 zł, kiedy można kupić czajnik elektryczny za 200 zł. Oczywiście taki wydatek jest uzasadniony, gdy chcesz polepszyć warunki swoich pracowników, ale nie rób tego, w chwili gdy sytuacja finansowa firmy na to nie pozwala.
4. Brak kontroli nad płynnością finansową
Płatności za wystawione faktury wpływają w ostatnim możliwym terminie, a zdarza się, że i znacznie później. W międzyczasie trzeba terminowo spłacać zobowiązania, rachunki i ponosić inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dlatego budżet należy zaplanować w ten sposób, aby na koncie firmowym zawsze znajdowała się nadwyżka, która pozwoli zachować równowagę między wpływami a wydatkami.
5. Brak kontroli nad wpłatami i wydatkami
Szczególnie w przypadku właścicieli sklepów internetowych, istnieje zagrożenie braku kontroli nad wpływami i wydatkami. Może to doprowadzić do wysyłki towaru bez wcześniejszej wpłaty, lub nieopłacenia swoich faktur. Dlatego należy prowadzić zestawienie, w którym uwzględnia się faktury przychodowe i kosztowe – oraz informacje czy zostały one opłacone. W razie przekroczenia terminu można to szybko zauważyć i wyegzekwować należność, lub dokonać zapłaty zaległości.
Przy okazji – czy wiesz o tym, że ściąganie należności może przebiegać automatycznie? Możesz o tym przeczytać, w artykule: Jak podnieść ściągalność należności?
6. Łączenie finansów prywatnych z firmowymi
Posiadanie konta firmowego nie jest obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców. Warto jednak to zrobić. W przeciwnym wypadku kontrola wydatków może okazać się zbyt skomplikowana i czasochłonna. Niektóre banki oferują prowadzenie konta biznesowego za darmo, więc jeśli martwią Cię dodatkowe koszty – dokładnie porównaj oferty.
7. Nadmierny optymizm
To, że teraz jesteś na szczycie, nie oznacza, że zawsze tam będziesz. Zachowaj ostrożność i staraj się z większą pokorą oceniać swój status. Świetną sytuację Twojej firmy może przecież zniweczyć jakaś zmiana, na którą nie masz wpływu. Pamiętaj także o dywersyfikacji – jeżeli masz tylko jednego klienta, a on się wycofa, co zrobisz? Znalezienie nowego, może zająć Ci chwilę, ale równie dobrze może trwać znacznie dłużej.
8. Niekorzystanie z wsparcia
Szczególnie popularnym zjawiskiem na początku prowadzenia własnej działalności jest chęć poradzenia sobie ze wszystkim samemu. W kwestii finansów jednak należy zadania oddelegować do biura rachunkowego. Działanie w tym przypadku „na własną rękę” może przysporzyć problemów z fiskusem, a tych raczej żaden przedsiębiorca nie chce mieć.
Ponadto prowadzenie dokumentacji księgowej i dokonywanie rozliczeń zabiera sporo cennego czasu, który przedsiębiorca mógłby przeznaczyć na rozwój firmy. Jeśli zależy Ci, aby Twój biznes rósł w siłę, ale ciągle tkwisz w miejscu, bo nadmiar obowiązków nie pozwala Ci skupić się na tym, co najważniejsze – przeczytaj nasz poradnik nt. zlecania zadań firmom zewnętrznym.
Zarządzanie finansami w małym przedsiębiorstwie wymaga zaangażowania. Ale, gdy zrobi się to dobrze – poczucie kontroli, stabilizacji i bezpieczeństwa uwolni głowę od tego co niepotrzebne, a pozwoli otworzyć się na nowe inspiracje służące rozwojowi firmy.