Sprawnie działający magazyn wpływa na szybką realizację zamówień, minimalizuje liczbę błędów oraz pozwala na utrzymywanie odpowiednich stanów magazynowych. Dlatego właściwa organizacja pracy tego sektora jest tak istotna.
Właściciele sklepów internetowych muszą zapewnić swoim klientom najwyższą jakość obsługi, a praca magazynu odgrywa tu niezwykle ważną rolę. Oto 10 wskazówek, które mogą pomóc w poprawie pracy magazynu.
1. Zoptymalizuj przestrzeń magazynu
Upewnij się, że przedmioty są tak składowane, że pracownicy mają do nich łatwy dostęp. Towar, które jest często sprzedawany powinien być umieszczony w łatwo dostępnych miejscach. Natomiast ten, który sprzedaje się rzadziej możesz umieścić w dalszych częściach magazynu.
Przemyślany układ półek, regałów, ale też rodzajów i wielkości kartonów oraz palet pomogą zaoszczędzić miejsce i zwiększyć przepustowość magazynu. Dobierz odpowiednie pojemniki, pojemność skrzyń i regałów do charakteru produktów. Dzięki temu nie tylko zmieścisz więcej towaru, ale także zminimalizujesz ryzyko uszkodzenia.
2. Używaj odpowiedniego oprogramowania do zarządzania magazynem
Dobry system zarządzania magazynem pomoże zidentyfikować braki lub informować o nadwyżkach. Możesz wybrać program, który jest kompatybilny z Twoją platformą e-commerce i który pozwoli Ci na łatwe zarządzanie zamówieniami.
Możesz też zastosować różne metody zarządzania zapasami, takie jak metoda FIFO (first in, first out) lub metoda LIFO (last in, first out).
Metoda FIFO to jedna z metod zarządzania zapasami polegająca na założeniu, że pierwszy towar, który trafił na magazyn zostanie również jako pierwszy sprzedany lub wykorzystany do produkcji. Oznacza to, że najstarsze zapasy są zużywane lub sprzedawane jako pierwsze, a nowsze dopiero w następnej kolejności. Ta metoda jest szczególnie przydatna w przypadku produktów, które mają krótki okres ważności, np. żywności, ponieważ pozwala na uniknięcie przeterminowania zapasów. Metoda ta jest również stosowana w przypadku produktów, których ceny ciągle się zmieniają, ponieważ pozwala na bardziej precyzyjne oszacowanie kosztów produkcji lub kosztów sprzedaży.
Metoda LIFO to metoda wyceny zapasów magazynowych odwrotna do metody FIFO. Najpierw sprzedaje się lub zużywa najnowsze zapasy, a najstarsze pozostają w magazynie. Jest szczególnie przydatna w przypadku produktów, których ceny ciągle rosną, ponieważ umożliwia zmniejszenie kosztów podatkowych. Wyższe ceny towarów, które zostały ostatnio zakupione, są przypisywane do kosztów produkcji lub kosztów sprzedaży, co prowadzi do niższych dochodów i niższych podatków. Metoda ta jest również stosowana w przypadku produktów, które są magazynowane przez długi czas, ponieważ pozwala na bardziej precyzyjne oszacowanie kosztów.
3. Przeprowadzaj regularne inwentaryzacje
Regularne kontrole faktycznych stanów magazynowych pozwolą Ci na utrzymanie pożądanej liczby produktów i uniknięcie problemów związanych z brakiem lub nadmiarem towarów. Przeprowadzanie inwentaryzacji powinno być zaplanowane i realizowane w określonych odstępach czasu, np. co kwartał lub co pół roku. Przy okazji warto dokonywać regularnych przeglądów wyposażenia, sprzętu i pojemników na produkty, które mogą ulec uszkodzeniu i przysporzyć niepotrzebnych opóźnień w dostawie towaru.
4. Kontroluj liczbę pracowników
Oto kilka wskazówek ekspertów Grupy RAJA, europejskiego lidera w sprzedaży e-commerce m.in. dla biznesu opakowań.
→ W przypadku do 50 zamówień dziennie, zespołu do 5 osób oraz powierzchni magazynu do 500 m², każde zamówienie można kompletować oddzielnie, a pracownicy mogą pełnić różne funkcje.
→ Powyżej 50 zamówień kompletacja powinna być realizowana dla serii zamówień, a członkowie zespołu pełnią określone funkcje. Wymagane jest również dokładne adresowanie produktów.
→ Gdy liczba zamówień przekracza 1000 dziennie, magazyn należy zautomatyzować i przydatny będzie elektroniczny system zarządzania magazynem, który optymalizuje przetwarzanie zamówień (WMS, Warehouse Management System).
→Przy aktywności zwiększającej się okresowo, praktycznym, lecz kosztownym rozwiązaniem, może okazać się outsourcing logistyczny.
5. Dbaj o kompetencje swoich pracowników
Dobrze przeszkoleni pracownicy będą bardziej skuteczni w swojej pracy. Upewnij się, że znają procedury magazynowe i mają odpowiednie umiejętności, aby obsługiwać sprzęt magazynowy, np. wózki widłowe. Stwórz taką atmosferę pracy, która motywuje pracowników do osiągania wyznaczonych celów.
6. Stosuj systemy zabezpieczeń
Składowanie produktów w magazynie wiąże się z pewnym ryzykiem kradzieży lub uszkodzenia towarów, a nawet pożaru. Zastosowanie systemów zabezpieczeń, takich jak monitoring, czujniki, zabezpieczenia alarmowe, pomogą Ci chronić towary i uniknąć nieprzyjemnych sytuacji.
7. Zwiększ wydajność procesów
Jeśli procesy w magazynie są powolne, może to prowadzić do opóźnień w realizacji zamówień i frustracji klientów. Zidentyfikuj procesy, które są najbardziej czasochłonne i zastanów się, jak można je zoptymalizować lub zautomatyzować. Stosuj automatyczne systemy sortowania, czy skanowania kodów kreskowych.
8. Analizuj dane
Zbieraj dane dotyczące efektywności pracy magazynu, takie jak czas realizacji zamówień, liczba błędów, liczba zwrotów itp. Analiza tych danych może pomóc w identyfikowaniu obszarów wymagających interwencji.
9. Współpracuj z dostawcami
Utrzymuj dobry kontakt z dostawcami i współpracuj z nimi w celu zapewnienia odpowiedniej liczby produktów oraz krótkiego czasu ich dostawy. Takie partnerstwo umożliwi negocjację cen i warunków dostaw, co przełoży się na niższe koszty. Dostawcy mogą też pomóc w organizacji magazynu, poprzez dostarczanie towarów w odpowiednim czasie i w odpowiednich ilościach, co z kolei pozwoli uniknąć przetowarowania.
10. Wprowadź technikę cross-dockingu
Polega ona na przekazywaniu towarów bezpośrednio ze strefy przyjmowania dostaw do strefy wysyłki (pomija się etap wprowadzania ich do stanu magazynowego). Ten sposób sprawdzi się w sytuacji, gdy zostało złożonych dużo zamówień na dopiero co dostarczony towar. Technika ta pozwala skrócić czas realizacji zamówienia i ograniczyć częstotliwość przekładania produktów z miejsca na miejsce.
Dlaczego warto dbać o dobre zarządzanie stanem magazynowym?
Przede wszystkim, żeby zminimalizować koszty. Utrzymywanie dużych zapasów jest kosztowne i może prowadzić do sytuacji, w której pewne produkty przeterminują się, a inne będą musiały być sprzedane po niższej cenie. Dobre zarządzanie stanem magazynowym pozwala również na uniknięcie sytuacji, w której brakuje towarów na składzie. W takim przypadku konieczne jest dokonywanie dodatkowych zamówień, co z kolei prowadzi do opóźnień w realizacji zamówień klientów oraz zwiększa koszty związane z transportem.
Odpowiednio zaplanowana i zorganizowana praca w magazynie będzie miała wpływ na minimalizowanie ryzyka popełniania błędów przy przyjmowaniu i wysyłaniu towarów. Pozwala to uniknąć kosztownych pomyłek oraz zwiększa efektywność pracy magazynu. Wreszcie, odpowiednie zarządzanie stanem magazynowym może mieć pozytywny wpływ na zadowolenie klientów, którzy cenią sobie szybką realizację zamówień oraz dostępność produktów. Dlatego warto dbać o dobry stan magazynowy, aby osiągnąć sukces w biznesie oraz zadowolić swoich klientów.