W końcu nadchodzi ten dzień – Twój potencjalny klient prosi o przygotowanie oferty handlowej. Zaczynasz więc pisać, ale nic sensownego nie przychodzi Ci do głowy. Jak przygotować ofertę, aby przekonać go do współpracy? Nie jest to proste zadanie, ale z naszymi wskazówkami będzie Ci o wiele łatwiej.
Zacznijmy od wyjaśnienia, czym w ogóle jest oferta handlowa. To po prostu propozycja zawarcia transakcji (sprzedaży lub kupna), której celem jest przekazanie warunków zawarcia tej umowy. W polskim systemie prawnym nie funkcjonuje pojęcie oferty handlowej. Natomiast w dziale II Kodeksu cywilnego szeroko zostało omówione pojęcie oferty.
Może być złożona w formie ustnej, pisemnej, elektronicznej lub innego środka porozumiewania się na odległość. Oferta oznacza sposób zawarcia umowy, w którym jedna ze stron – oferent – przedstawia warunki, a druga – oblat (czyli adresat oferty) – musi się do nich ustosunkować (przyjąć je w całości, albo w całości odrzucić). Nie ma więc przestrzeni na żadne negocjacje – to kolejne utrudnienie. Trzeba ją tak skonstruować, aby z jednej strony przekonać klienta, z drugiej strony zadbać o swoje interesy. Termin, w którym oblat powinien odpowiedzieć oferentowi, żeby skutecznie zawrzeć z umowę, powinien również być wskazany w treści oferty handlowej.
Do tego momentu nic nie wydaje się nadto skomplikowane. Najważniejsze wyjaśnimy teraz. Nadrzędnym celem oferty handlowej jest zachęcenie klienta do współpracy. Tu dla wielu przedsiębiorców zaczynają się schody. Co trzeba zrobić, aby adresat oferty handlowej nie pozostał obojętny na Twoje propozycje?
Prostota
Oferta handlowa to nie plakat reklamowy i nie ma tu miejsca na hasła reklamowe, chwytliwe tytuły, czy grafiki. Im będzie prostsza, tym lepiej. Adresat musi ją w pełni rozumieć, dlatego powinna być przejrzysta i nie pozostawiać żadnego pola do domysłów. Musi mieć odpowiednią formę i jasny język, który zaprezentuje koncepcję współpracy. Dobrym pomysłem na udowodnienie swoich racji jest przedstawienie wniosków i analiz z raportów tworzonych przez ekspertów w danej dziedzinie, które podniosą wartość merytoryczną oferty. Zwróć uwagę na poprawność ortograficzną, gramatyczną i stylistyczną przekazu.
Personalizacja
Przed przystąpieniem do napisania oferty handlowej, dobrze jest poznać swojego adresata. Podobnie jak w innych działaniach marketingowych, spełnia się tu zasada personalizacji. Jeśli wiesz, do kogo ją kierujesz, łatwiej będzie znaleźć odpowiednie argumenty przemawiające za nawiązaniem współpracy. Więcej na temat tworzenia person i grup docelowych dowiesz się z tego artykułu. To bardzo ważne, żeby zapoznać się z tym zagadnieniem, bo Twoja propozycja biznesowa może zostać odrzucona, jeśli nie będzie odpowiadać na potrzeby klienta.
Niezbędne elementy
Oferta handlowa ma określony wzór, którego trzeba przestrzegać, aby miała moc prawną. Dlatego nie może w niej zabraknąć:
Dodatkowo można dołączyć referencje innych klientów, co potwierdza atrakcyjność oferty. Nigdy nie ukrywaj dodatkowych kosztów – wpłynie to negatywnie na ocenę Twojej firmy. Pamiętaj, aby na końcu dodać wezwanie do działania – wskaż termin i preferowaną formę kontaktu.
Język korzyści
Szczególnie początek oferty powinien wzbudzić zainteresowanie adresata. Warto zastosować język korzyści i wyjaśnić jakie potrzeby klienta spełni oferta. Po przeczytaniu kilku pierwszych zdań klient z pewnością podejmie decyzję, czy jest sens czytać ją dalej. Przyłóż się, aby odpowiednio wypromować swój pomysł. Możesz przedstawić swoją propozycję, jako sposób na rozwiązanie problemów klienta, a także metodę na zwiększenie przychodów lub zmniejszenie wydatków. .
Wyjaśniliśmy jakie elementy powinna zawierać oferta handlowa i na co zwracać uwagę podczas jej pisania. Jeżeli chodzi o formę – przepisy prawa pozostawiają w tej kwestii dowolność. Można ją wysłać e-mailem, tradycyjnym listem lub przekazać osobiście. W przypadku wyboru formy elektronicznej, warto zwrócić uwagę na format oferty. Nie zaleca się pliku tekstowego, który można edytować. Lepiej wybrać wygodny plik PDF. Innym sposobem na przedstawienie oferty jest strona landing page, o której pisaliśmy w poradniku: Jak stworzyć skuteczny landing page? Po przedstawieniu oferty, warto się przypomnieć. Krótki telefon z pytaniem o przemyślenia po zapoznaniu się z ofertą, może zmotywować do działania.